El papel del diseño de espacios de trabajo en el bienestar laboral y la sostenibilidad

Ifma España (capítulo español de la International Facility Management Association) organizó una de las mesas redondas acogidas por las jornadas The Design Workspace by FAMO, bajo el título ‘Espacios que cuidan: diseño, personas y sostenibilidad en el workplace’.

Con un enfoque multidisciplinar, la sesión se centró en cómo los entornos laborales pueden y deben evolucionar para convertirse en espacios que promuevan la salud, la inclusión y el respeto medioambiental, más allá de su función operativa tradicional.

Para eso, reunió a un grupo de expertos de distintos sectores con los que abrir una ventana de reflexión sobre el papel del diseño, los servicios, la tecnología y la cultura corporativa en la creación de entornos laborales más humanos, eficientes y preparados para el futuro. Entre los participantes estuvieron Carlota Villacián, representante de FAMO Portugal; Fernando Lallana, Wellbeing & Workplace Manager en Heineken y presidente del Observatorio de Bienestar Organizacional (OBBIO); Javier Bosque, director de proyectos en Sifu; e Ignacio Osorio, Managing Director de Future Motors en Iberia. La mesa fue moderada por Ángela García, vocal de la Junta Directiva de IFMA España y miembro de su Comisión de Tecnología, además de General Manager de Fama 480.

La conversación se abrió con una reflexión sobre la estrategia de bienestar en los entornos laborales, entendida no como un conjunto de acciones aisladas, sino como una filosofía transversal y flexible que debe adaptarse a las necesidades cambiantes de las personas a lo largo del tiempo. 

Así, Bosque explicó cómo su organización aborda el bienestar desde una triple perspectiva: infraestructuras, personas y marca. “Hablamos de sostenibilidad, accesibilidad, seguridad y confort, pero también del impacto reputacional. Cada vez más se nos exige comunicar lo que hacemos para contribuir positivamente a la vida de las personas y del planeta”, apuntó.

Desde una perspectiva más personal y social, Villacián destacó cómo la pandemia provocó un cambio profundo en la escala de prioridades: “Ahora, aspectos como la sostenibilidad o el equilibrio personal y profesional han ganado peso en la estrategia de bienestar, que debe integrar ambos planos”. En este sentido, destacó que el bienestar depende de aspectos muchas veces invisibles, pero esenciales, recomendando no pasarlos por alto hasta que resulte demasiado tarde.

Aterrizando en elementos más concretos del entorno físico, los ponentes coincidieron en que factores como la ergonomía, la calidad del aire, la accesibilidad o incluso la iluminación y el agua forman parte de un ecosistema de bienestar más amplio, en el que la coherencia es esencial. Esta visión coincide con uno de los principios fundacionales de IFMA: los espacios construidos no son neutrales, sino que afectan de forma directa a la productividad, el bienestar y la motivación de las personas.

Teniendo esto en cuenta, Lallana subrayó la importancia de no tratar los elementos del bienestar de forma aislada, poniendo como ejemplo los fundamentos de la pirámide de Maslow. “Si la base falla, por muy bien que hagas otras cosas, el conjunto se resiente”, explicó, añadiendo que “puedes tener la mejor oferta gastronómica en la oficina, pero si el aire acondicionado no funciona, el mensaje se pierde. Sin coherencia, no hay credibilidad”.

Pero más allá de las condiciones objetivas, Osorio señaló el peso de la percepción y la necesidad de una comunicación eficaz, defendiendo que las organizaciones deben “explicar qué se está haciendo en materia de bienestar, cómo afecta a cada persona. De lo contrario, por muy buenos que sean los sistemas implementados, si no se comunican bien, no generan confianza ni compromiso”.

Inclusión real, más allá del discurso

El debate también profundizó en la necesidad de pasar del discurso a la acción cuando se habla de inclusión. Defendiendo que, cuando se trata de construir entornos verdaderamente inclusivos, la clave está en ir más allá de las acciones aisladas. Así lo expresaron los participantes en la mesa redonda al abordar el papel del diseño, la cultura organizativa y la sostenibilidad como herramientas para integrar la diversidad en su sentido más amplio: funcional, generacional, emocional y cultural.

“Huimos de las acciones sueltas; proponemos siempre un plan de sostenibilidad que parte del análisis de la plantilla, de conocer cómo se sienten las personas, qué esperan”, comentó Bosque al compartir la experiencia del Grupo Sifu, nacido como centro de inserción para personas con discapacidad, y que hoy asesora a empresas en el desarrollo de planes de diversidad. Según su director de proyectos, las acciones inclusivas deben ser “visibles, accesibles física, digital y cognitivamente”, y deben formar parte de un plan estructurado.

En este punto, los participantes coincidieron en que no basta con sumar iniciativas sueltas, sino que es necesario un plan global de sostenibilidad e inclusión que esté integrado en el ADN de la compañía. Osorio remarcó que este plan debe contemplar la diversidad generacional y funcional, pero también debe tener un enfoque claramente estratégico. “El objetivo del espacio de trabajo debe ser acoger todas las dimensiones del ser humano, desde lo físico hasta lo relacional, de forma inclusiva y eficiente”.

Por su parte, Lallana aportó una reflexión clave: “Queremos que nuestras empresas sean diversas porque eso es bueno para la organización. Y eso tiene que trasladarse a los espacios. Si queremos inclusión generacional, tenemos que crear entornos donde la gente quiera conversar, compartir. Eso es parte de la cultura y del diseño”. Así, insistió en que los espacios físicos son también una herramienta de comunicación que deben formar parte de esa estrategia, argumentando que “si quiero fomentar la inclusión generacional, necesito crear zonas para conversar, compartir. Los espacios dicen mucho más de lo que pensamos”.

La tecnología como aliada del bienestar

Baldellou destacó que la tecnología, omnipresente en nuestras vidas, se ha convertido también en un instrumento clave para transformar los espacios de trabajo. No obstante, puso sobre la mesa una realidad que afecta sobre todo a las generaciones más jóvenes, y es que no todos los hogares están preparados para el teletrabajo. “Los jóvenes, aunque son más tecnológicos, a menudo viven en condiciones que no favorecen la concentración ni la comodidad. Y son ellos los que más valoran tener un espacio de trabajo bien equipado, con buena iluminación, sillas ergonómicas o pantallas grandes”.

Esto contrasta con generaciones mayores, que prefieren trabajar desde casa por razones de conciliación o comodidad. La clave, como concluyeron los participantes del debate, está en ofrecer opciones flexibles y bien diseñadas, apoyadas por una tecnología pensada para servir a las personas, no al revés. Dicho esto, y lejos de ser un fin en sí misma, los expertos coinciden en que su valor radica en cómo se utiliza para mejorar la experiencia de las personas, crear entornos más inclusivos y promover una convivencia intergeneracional más rica y sostenible.

Algo que Villacián ejemplificó con un caso fallido, el de una empresa con problemas de ruido que decidió colocar un medidor de decibelios visible para todos. “Las intenciones eran buenas, pero la ejecución fue un error”. Una reflexión que también contempla la necesidad de acompañarse de profesionales expertos que sepan traducir las necesidades en soluciones viables. Así, para la representante de FAMO en Portugal, apostar por expertos no solo mejora los resultados, sino que permite establecer métricas sólidas, evaluar el impacto de las acciones y alcanzar objetivos más ambiciosos. La figura del profesional del diseño, del bienestar, de la sostenibilidad o del facility management es, en su opinión, una pieza esencial para que estos proyectos lleguen a buen puerto.

Como conclusión, Osorio aportó una mirada organizativa, subrayando que las estrategias enfocadas en la sostenibilidad y el bienestar deben diseñarse de forma consensuada y transversal. “No se puede hacer solo desde un departamento. Es necesario integrar a todas las áreas de la compañía y, sobre todo, contar con la voz de los empleados”, indicó. Para que una estrategia de bienestar funcione, ha de estar bien comunicada, plantear metas realistas y mantener una conexión constante con quienes serán sus verdaderos beneficiarios.